Processar um lote de garantia
Selecione linhas de garantia, anexe evidências, envie um lote ao OEM e monitore a revisão até aprovação ou rejeição.
Agrupar claims de garantia reduz custos de frete e dá aos revisores OEM um pacote coerente. Este tutorial percorre de linhas elegíveis de ordem de serviço até status Completed do lote. Reserve cerca de seis a oito minutos para o primeiro lote; submissões repetidas são mais rápidas.
O que você vai precisar
- Pelo menos uma Service Order com itens classificados Warranty, cada um com Defect Note.
- Fotos de checklist Receiving em linhas Photo required (e Release se o reparo terminou).
- Opcional: número de rastreio e transportadora quando Requires physical return estiver definido.
O passo a passo
Audite linhas de garantia elegíveis
Abra Support → Service Orders e selecione uma ordem concluída ou em andamento. Em Items, confirme que cada item com falha é Warranty, tem Defect Note e não mostra Already in a warranty batch.
Crie um novo lote
Vá a Support → Warranty Claims → New Batch. Em New Warranty Claim Batch, informe Description (período + tipo de falha, ex.: "April 2026 — ESC RMA West") e Carrier Name opcional. Clique Create Batch. Status é Draft.
Adicione itens das ordens de serviço
Em Warranty Claim Batch Details → Items, clique Add Items. Pesquise por Service Order usando código do ticket ou ERP Quote ID. Selecione linhas de garantia da lista ({count} warranty item(s) found). Clique Add Selected Items. Repita até incluir todas as linhas desta janela de submissão.
Anexe e verifique evidências
Para cada linha, abra Edit e confirme que Defect Note corresponde às notas Issue Found do checklist e às fotos. No Overview do lote, revise Items Summary — só contagens Warranty devem aparecer; linhas billable devem ficar fora do lote. Baixe Packing List se sua oficina imprime papelada de retorno.
Envie o claim digital
Abra Actions → Update Status. Defina Next status como Submitted (Digital) e clique Update Status. O lote fica bloqueado para edição de itens conforme política da concessionária — verifique o resumo do drawer antes de confirmar.
Envie devoluções físicas
Para linhas marcadas Needs Return, embale unidades conforme instruções OEM. Atualize status para Shipped (Physical) e salve Tracking Code no drawer de status. Anexe foto do comprovante de envio ao ERP interno se exigido.
Monitore resposta OEM
Acompanhe a linha do tempo de status: Received at OEM → In Inspection → Partially Approved, Approved ou Rejected. Quando o crédito for emitido, informe OEM Credit Memo e avance para Completed. As ordens de serviço vinculadas mostram ligação do lote na linha do tempo do ticket (Warranty batch linked).
Dicas de agrupamento
| Estratégia | Quando usar |
|---|---|
| Um lote por semana | Padrão para a maioria das oficinas Reseller |
| Dividir por família de falha | OEM pede fluxos RMA separados (bombas vs aviônica) |
| Lote único grande | Distributor consolidando devoluções de sub-dealer |
Se o lote for rejeitado
Veja Claim rejected. Corrija evidências na ordem de serviço, remova linhas rejeitadas do lote antigo se editável e adicione linhas corrigidas a um novo lote Draft.
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Última atualização em 20 de out. de 2018