Procesar un lote de garantía
Seleccioná líneas de garantía, adjuntá evidencia, enviá un lote al OEM y monitoreá la revisión hasta aprobación o rechazo.
Agrupar claims de garantía baja costos de flete y le da a los revisores OEM un paquete coherente. Este tutorial va desde líneas elegibles de orden de servicio hasta status Completed del lote. Reservá unos seis a ocho minutos para el primer lote; los envíos repetidos van más rápido.
Qué vas a necesitar
- Al menos una Service Order con ítems clasificados Warranty, cada uno con Defect Note.
- Fotos de checklist Receiving en líneas Photo required (y Release si el reparo terminó).
- Opcional: número de tracking y transportista cuando Requires physical return esté seteado.
La guía paso a paso
Auditá líneas de garantía elegibles
Abrí Support → Service Orders y seleccioná una orden completada o en curso. En Items, confirmá que cada ítem fallado sea Warranty, tenga Defect Note y no muestre Already in a warranty batch.
Creá un lote nuevo
Andá a Support → Warranty Claims → New Batch. En New Warranty Claim Batch, ingresá Description (período + tipo de falla, ej.: "April 2026 — ESC RMA West") y Carrier Name opcional. Hacé clic en Create Batch. El status es Draft.
Agregá ítems de las órdenes de servicio
En Warranty Claim Batch Details → Items, hacé clic en Add Items. Buscá por Service Order usando código de ticket o ERP Quote ID. Seleccioná filas de garantía de la lista ({count} warranty item(s) found). Hacé clic en Add Selected Items. Repetí hasta incluir todas las líneas de esta ventana de envío.
Adjuntá y verificá evidencia
Para cada línea, abrí Edit y confirmá que Defect Note coincida con las notas Issue Found del checklist y las fotos. En el Overview del lote, revisá Items Summary — solo deberían aparecer conteos Warranty; las líneas billable deben quedar fuera del lote. Descargá Packing List si tu taller imprime papelería de retorno.
Enviá el claim digital
Abrí Actions → Update Status. Seteá Next status a Submitted (Digital) y hacé clic en Update Status. El lote queda bloqueado para edición de ítems según política del concesionario — verificá el resumen del drawer antes de confirmar.
Enviá devoluciones físicas
Para filas marcadas Needs Return, embalá unidades según instrucciones OEM. Actualizá status a Shipped (Physical) y guardá Tracking Code en el drawer de status. Adjuntá foto del comprobante de envío a tu ERP interno si lo exigen.
Monitoreá respuesta OEM
Mirá la línea de tiempo de status: Received at OEM → In Inspection → Partially Approved, Approved o Rejected. Cuando emitan crédito, ingresá OEM Credit Memo y avanzá a Completed. Las órdenes de servicio vinculadas muestran enlace del lote en la línea de tiempo del ticket (Warranty batch linked).
Tips de agrupamiento
| Estrategia | Cuándo usarla |
|---|---|
| Un lote por semana | Default para la mayoría de talleres Reseller |
| Dividir por familia de falla | OEM pide flujos RMA separados (bombas vs aviónica) |
| Lote único grande | Distributor consolidando devoluciones de sub-dealer |
Si el lote es rechazado
Mirá Claim rejected. Corregí evidencia en la orden de servicio, sacá líneas rechazadas del lote viejo si es editable y agregá líneas corregidas a un lote Draft nuevo.
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Última actualización: 20 de oct de 2018