Presentación de warranty claims

La garantía en GTRV se presenta a nivel de lote, no por tornillo individual. Marcás ítems fallados como Warranty en la Service Order, reunís evidencia en el checklist, agrupás ítems elegibles en un lote Warranty Claim y avanzás el lote por los estados de revisión OEM hasta Approved o Completed.

Mirá Warranty Claims y Warranty Claim Batches.

Cuándo presentar warranty claim#

Presentá cuando todo esto sea cierto:

• El ítem falló bajo los términos de garantía OEM (no daño del cliente ni desgaste fuera de garantía).
• La falla está documentada en la Service Order con Defect Note y Photos del checklist.
• Requires physical return está definido cuando la OEM espera la unidad defectuosa de vuelta.

No agregues ítems a un lote si el diagnóstico está incompleto o faltan fotos en líneas Photo required del checklist.

Paso 1 — Marcar ítems de garantía en la service order#

En Service Order Details → Items:

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   Clasificar ítems fallados

   Definí Classification como Warranty. En filas existentes, usá Reclassify o Set as Warranty en masa.

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   Documentar el defecto

   Abrí Edit y completá Defect Note — códigos de error, daño visual, horas de vuelo, resultados de prueba. Alineá con el texto de Diagnosis verdict.

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   Marcar devoluciones

   Activá Requires physical return en ítems que la OEM quiere de vuelta. La columna Return muestra Needs Return en vistas de lote.

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   Verificar evidencia del checklist

   Confirmá que los ítems Receiving (y Release si aplica) tienen fotos y estado Issue Found cuando corresponda. Los revisores cruzan timestamps del checklist con defect notes.

Los ítems ya en otro lote muestran Already in a warranty batch — no podés reclamar dos veces.

Paso 2 — Crear lote de warranty claim#

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   Abrir Warranty Claims

   Andá a Support → Warranty Claims. Hacé clic en New Batch.

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   Describir el lote

   En New Warranty Claim Batch, ingresá Description (ej.: "Fallas de bomba marzo 2026 — Región Oeste") y Carrier Name opcional para el envío físico después.

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   Create Batch

   Hacé clic en Create Batch. El lote empieza en estado Draft.

Drawer New Warranty Claim Batch con description y carrier

Paso 3 — Agregar ítems al lote#

En Warranty Claim Batch Details → Items:

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   Abrir Add Items

   Hacé clic en Add Items para Add Items to Batch.

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   Buscar por service order

   Usá búsqueda Service Order — placeholder Search by ticket code or ERP quote ID... — para encontrar la orden reparada.

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   Seleccionar líneas de garantía

   El drawer lista {count} warranty item(s) found. Seleccioná las filas necesarias. Los ítems muestran Already in batch si se reclamaron en otro lado.

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   Confirmar

   Hacé clic en Add Selected Items. Repetí para órdenes adicionales hasta cubrir el envío semanal OEM.

Revisá Items Summary en la pestaña Overview — Total Items, Warranty y conteos Billable deben reflejar solo líneas de garantía.

Paso 4 — Enviar y seguir revisión OEM#

Avanzá el lote con Actions → Update Status:

Estado	Significado
Draft	Lote editable; se pueden agregar o quitar ítems
Submitted (Digital)	Claim digital enviado a la OEM
Shipped (Physical)	Unidades de retorno en tránsito — ingresá Tracking Code
Received at OEM	Depósito confirmó recepción
In Inspection	OEM evaluando repuestos y evidencia
Partially Approved	Algunas líneas aprobadas, otras negadas
Approved	Claim aceptado
Rejected	Claim negado — corregir y reenviar
Completed	Credit memo registrado; caso cerrado

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   Enviar digitalmente

   Abrí Actions, elegí Submitted (Digital) como Next status y hacé clic en Update Status.

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   Enviar retornos físicos

   Embalá repuestos Needs Return. Actualizá a Shipped (Physical) y guardá Tracking Code en el drawer.

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   Registrar desenlace OEM

   Cuando finanzas recibe crédito, ingresá OEM Credit Memo y avanzá a Completed.

Descargá Shipping Label y Packing List en el detalle del lote cuando el proceso exija papel impreso.

Timeline de estado del lote de warranty claim de Draft a Completed

Estrategia de agrupación#

Los lotes reducen flete y procesamiento OEM:

• Un lote por ventana de envío — semanal o quincenal, según política del distributor.
• Agrupá por tipo de falla cuando la OEM pida flujos RMA separados (ej.: bombas vs ESC).
• No mezcles concesionarios — los lotes pertenecen a tu cuenta de concesionario.

La timeline del ticket muestra Warranty batch linked cuando una orden se conecta a un lote, dando visibilidad de auditoría al cliente sin exponer detalles internos OEM.

Checklist antes de Update Status#

• Cada ítem tiene Defect Note alineado con fotos del checklist.
• Los retornos físicos están embalados y etiquetados según instrucciones OEM.
• La Description del lote identifica el período del claim para tus registros.

Próximos pasos#

• Process a Warranty Claim Batch — tutorial punta a punta.
• Warranty Claim Lifecycle — definiciones de estado.
• Handling Service Orders — transiciones de estado y clasificación.